Quince mensajes de correo nada más levantarte. Tres al terminar de
desayunar. Recibes otro mientras te trasladas al trabajo. Y ya aquí, un
nuevo aviso. Entre los hábitos diarios de los internautas está el hecho
de consultar (y vaciar) su buzón de correo electrónico. Para advertir de
su uso responsable se ha establecido el día 12-12-12 como el «mailday»,
una iniciativa nacida en las redes sociales para comprobar una vez al
año el nivel de conexión que tenemos con esta herramienta.
Porque los correos electrónicos se han convertido en un
pilar básico de nuestro trabajo, pero también de la vida personal y
sentimental. Pero se puede vivir sin él. Esa es la opinión de Luis Suárez,
«evangelizador» de social business de IBM, que lleva desde hace cinco
años demostrando que existen otras «herramientas sociales más abiertas y
conectadas» que pueden sustituir al tradicional mail y, encima, mejorar
profesionalmente.
Esas herramientas se basan en una filosofía más
participativa y transparente que permite optimizar mejor los recursos y,
sobre todo, un recurso como es el tiempo. El empleado medio gasta 650 horas anuales en procesar correos,
lo que viene siendo un mes, que se dice pronto. «Lo que está sucediendo
es que el correo es la saturación desde el punto de vista de mucha
gente, que se cuestiona la validez como herramienta de trabajo». Esa saturación puede derivar en la acción de borrar los
correos casi al mismo instante en el que lo recibimos. Eliminarlos sin
prestarle la más mínima atención. Ignorarlos, básicamente. «El correo
electrónico siempre ha sido utilizado como una arma arrojadiza. Es un
buzón de entradas de tareas de otros pero que tienes que hacer tú»,
explica.
Sin embargo, Suárez no cree que el correo electrónico esté muerto. Él
concibe tres «únicos casos válidos» como herramienta responsable de
trabajo. Por un lado, a modo de identidad universal para registrarse en
las diferentes plataformas. «Nuestro carné de identidad», dice. Otro uso
es para la gestión de agendas y diarios. Y, por último, para establecer
una conversación con un individuo sobre algo confidencial una
conversación uno a uno, en privado, de carácter confidencial y de
carácter sensible. «En el momento en el que haces uno a muchos deja de
ser confidencial», comenta.
Según comenta, mediante el uso de plataformas sociales
como la creación de un wiki corporativo o herramientas como Slideshare,
Dropbox, Yammer y diferentes formas de redes sociales se puede pasar de
estar dos horas procesando correos a lo largo de la jornada laboral a
tan solo cinco minutos. «No necesitas mandar ningún mensaje. El correo
se convierte en un sistema de alerta social. Pasa de ser el repositorio
del contenido a ser una alerta social para avisar el lugar donde esta
alojado el contenido. Se convierte así en un agregador, para lo que
realmente diseñado hace 40 años», añade.
Contagiar esta nueva filosofía resulta más costosa en el
ámbito personal, considera, porque los internautas han hecho «un hábito
de él» y que está «muy metido en el cerebro de la gente». Por ello,
Suárez se plantea dos consejos por los que podrían ver reducido el
volumen de correos en un 80% en tan solo cinco semanas. El primero de
ellos es tratar de dejar de responder a los mismos, una obviedad si no
fuera el esfuerzo de convencer al entorno laboral y personal de que se
va a encontrar el contenido «mucho más rápido» con otras herramientas
sociales. Otra recomendación es la creación de una lista de casos de uso
del propio correo a fin de sustituir su uso por otras herramientas que
cumplen las mismas funcionalidades.
Otros consejos para un mejor uso del correo
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